Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire qui peut se faire rembourser par le locataire.

Exemples :

• l'eau utilisée par la personne assurant le nettoyage des parties communes de l'immeuble est une charge récupérable,
• l'électricité utilisée par le locataire dans le logement n'est pas une charge récupérable (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice).

La liste des charges locatives s'applique aux locations suivantes :

• Location d'un logement vide du secteur social ou du secteur privé (logement conventionné ou non, logement loi de 48)
• Location d'un meublé signée depuis le 27 mars 2014
• Location d'un meublé signée avant le 27 mars 2014 et y faisant référence

Il s'agit de la liste complète des charges récupérables si vous avez un logement privé. Si vous avez un logement social, cette liste peut être complétée par un accord collectif.

Gardien (concierge) ou employé d'immeuble

Gardien ou concierge (ayant un logement de fonction)

Le salaire versé au gardien, ainsi que les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables par le propriétaire à hauteur de :

• 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
• 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

• Salaire en nature
• Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise
• Indemnités et primes de départ à la retraite
• Indemnités de licenciement
• Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise
• Participation de l'employeur au comité d'entreprise
• Participation de l'employeur à l'effort de construction
• Cotisation à la médecine du travail

Employé d'immeuble (sans logement de fonction)

Le salaire versé à l'employé d'immeuble, ainsi que les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

• Salaire en nature
• Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise
• Indemnités et primes de départ à la retraite
• Indemnités de licenciement
• Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise
• Participation de l'employeur au comité d'entreprise
• Participation de l'employeur à l'effort de construction
• Cotisation à la médecine du travail

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses relatives à l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

• l'électricité,
• l'exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents),
• la fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine),
• les menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses relatives à l'eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire notamment :

• Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
• Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
• Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
• Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :

• le chauffage et la production d'eau chaude,
• la distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles relatives :

• à l'électricité,
• à la fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection,
• à l'entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures,
• à la réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur,
• aux frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des :

• voies de circulation,
• aires de stationnement,
• abords des espaces verts
• et équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :

• la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères,
• la taxe de balayage,
• la redevance assainissement.

Le paiement par provisions est possible :

• pour la location d'un logement vide,
• pour la location d'un logement meublé dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014 et mentionne que les charges locatives sont sous forme de provisions,
• pour la location d'un logement meublé dont le bail a été signé avant le 27 mars 2014 et faisant référence à la liste des charges récupérables.

Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :

• des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
• ou du budget prévisionnel, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

• le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
• avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire :

• le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
• et le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
• et une note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude

Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

Si la régularisation des charges n'a pas été faite dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le paiement au forfait est possible pour un logement meublé dont le bail :

• a été signé depuis le 27 mars 2014,
• et mentionne que les charges locatives sont sous forme de forfait.

Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du montant de charges appliqué au précédent locataire.

Le forfait ne peut pas donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure.

Son montant peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal.

Son versement est fait en même temps que le loyer. La périodicité est prévue dans le bail.